Pengadaan Jasa Sport Event Organizer untuk Global 6K for Water Indonesia 2027

1. Latar Belakang

Wahana Visi Indonesia mengundang perusahaan penyedia jasa Sport Event Organizer yang berpengalaman, profesional, dan memenuhi kualifikasi untuk mengikuti proses tender terbuka pengelolaan Global 6K for Water Indonesia 2027.

Kegiatan ini direncanakan berlangsung dalam periode Januari sampai Juli 2027, dengan lokasi kegiatan utama yang direncanakan di Lippo Mall Nusantara dan/atau lokasi lain yang akan dikonfirmasi dalam dokumen tender. Penyedia terpilih diharapkan mampu memberikan layanan pengelolaan kegiatan lari secara menyeluruh, mulai dari perencanaan, pengelolaan registrasi dan penggalangan dana, operasional perlombaan, keselamatan peserta, hingga pelaporan pascakegiatan.

2. Tujuan Pengadaan

Pengadaan ini bertujuan memperoleh penyedia jasa Sport Event Organizer yang mampu:

1. Merencanakan dan melaksanakan kegiatan lari secara profesional, aman, inklusif, dan tepat waktu.

2. Menyediakan sistem registrasi peserta, pembayaran, penggalangan dana, dan virtual race yang andal serta terintegrasi dengan website yang ditentukan.

3. Memastikan kesiapan teknis rute, race pack, sumber daya manusia, fasilitas medis, keamanan, dan operasional hari pelaksanaan.

4. Mendukung tujuan sosial dan penggalangan dana kegiatan.

5. Menerapkan prinsip keberlanjutan dalam perencanaan dan pelaksanaan acara.

6. Menyediakan data, laporan, dan pertanggungjawaban kegiatan secara lengkap dan akurat.

3. Ruang Lingkup Pekerjaan

Penyedia terpilih akan bertanggung jawab atas keseluruhan pengelolaan kegiatan, termasuk tetapi tidak terbatas pada ruang lingkup berikut.

A. Perencanaan Pra-Acara dan Manajemen Proyek

B. Pengelolaan Registrasi

C. Platform Penggalangan Dana

D. Pengelolaan Virtual Race

E. Pengelolaan Rute dan Operasional Teknis

F. Pengadaan dan Distribusi Race Pack

G. Operasional Hari Perlombaan

H. Medis, Keselamatan, dan Keadaan Darurat

I. Pengelolaan Area Acara

J. Program Keberlanjutan

K. Dukungan Pemasaran dan Komunikasi Peserta

L. Kegiatan Pasca Acara dan Pelaporan.

4. Kualifikasi Penyedia

Calon penyedia sekurang-kurangnya harus memenuhi kualifikasi berikut.

• Berbentuk badan usaha yang sah dan terdaftar di Indonesia.

• Memiliki NIB dan perizinan berusaha yang masih berlaku serta relevan dengan jasa event organizer atau kegiatan penunjang lainnya.

• Memiliki NPWP perusahaan dan memenuhi kewajiban perpajakan sesuai ketentuan yang berlaku.

• Memiliki akta pendirian dan perubahan terakhir beserta dokumen pengesahannya.

• Memiliki alamat kantor, struktur organisasi, dan penanggung jawab perusahaan yang jelas.

• Tidak sedang berada dalam proses kepailitan, penghentian kegiatan usaha, sengketa yang material, atau masuk dalam daftar hitam lembaga pemerintah, donor, maupun organisasi lain.

• Bersedia mengikuti proses pemeriksaan legalitas, referensi, dan vendor due diligence.

• Bersedia mematuhi kode etik pemasok, kebijakan safeguarding, pencegahan eksploitasi dan kekerasan, anti-penyuapan, anti-fraud, konflik kepentingan, serta ketentuan perlindungan data yang diberlakukan Wahana Visi Indonesia.

• Memiliki program atau polis asuransi yang relevan, atau bersedia menyediakannya sebelum pelaksanaan kegiatan, termasuk asuransi tanggung gugat dan perlindungan personel sesuai kebutuhan acara.

5. Dokumen pengajuan

Calon penyedia wajib mengirimkan:

• Surat Minat mengikuti tender

• Proposal teknis

• Proposal budget

• Company profile.

Informasi Pengiriman Dokumen

Kirimkan Surat Minat & proposal anda ke alamat email berikut: [email protected]

dengan subject email : Proposal Jasa Sport Event Organizer untuk Global 6K for Water Indonesia 2027

Batas akhir submit Proposal 07 Oktober 2026.