Pengadaan Jasa Travel Management (Travel Agent)

Wahana Visi Indonesia (WVI) adalah organisasi kemanusiaan Kristen yang hadir melayani dan berkolaborasi dalam pemberdayaan anak, keluarga, dan masyarakat yang paling rentan melalui pendekatan pengembangan masyarakat, advokasi, dan tanggap bencana untuk membawa perubahan yang berkesinambungan tanpa membedakan agama, ras, suku, dan gender.

Dalam mendukung pelaksanaan program tersebut, WVI membutuhkan dukungan layanan perjalanan yang andal dan profesional. Oleh karena itu, WVI mengundang perusahaan yang memenuhi kualifikasi untuk mengikuti proses tender pengadaan jasa travel management (travel agent) dengan periode kontrak selama 3 (tiga) tahun. Estimasi nilai penggunaan layanan per tahun adalah sekitar Rp 18–21 miliar, tergantung pada kebutuhan operasional organisasi.

Ruang Lingkup Layanan
Penyedia jasa diharapkan mampu menyediakan layanan berikut:
Ticketing
- Tiket pesawat domestik & internasional
- Perjalanan rute multi-leg dan perjalanan kompleks
- Maskapai full service dan low-cost carrier
- Estimasi nilai pengeluaran tahunan: ± Rp 18–21 miliar

Akomodasi
- Pemesanan hotel domestik & internasional
- Akses harga korporasi atau harga negosiasi
- Fleksibilitas perubahan dan pembatalan

MICE (Meeting, Incentive, Conference, Exhibition)
- Perjalanan grup
- Kegiatan meeting, workshop, dan event
- Transportasi darat dan dukungan logistik

Dokumen Perjalanan
- Pengurusan visa dan dokumen perjalanan terkait

Administrasi & Pembayaran
- Fasilitas kredit (TOP 14–30 hari)
- Invoice berkala (mingguan/dua mingguan)
- Pengelompokan biaya berdasarkan proyek/donor/cost center

Pelaporan
- Laporan bulanan (pengeluaran, rute, maskapai)
- Format Excel dan/atau dashboard

Layanan Pelanggan
- Dedicated account manager
- Layanan 24/7 untuk kondisi darurat
- Respons cepat untuk perubahan dan pembatalan perjalanan

Estimasi Pengguna Layanan
- ±150–200 requestor aktif

Pengiriman Surat Minat dan Kualifikasi
Penyedia jasa wajib menyampaikan dokumen berikut secara bersamaan:
- Formulir Pendaftaran Supplier (dapat diakses melalui: https://wahanavisi.org/id/procurement/supplier)
- Surat minat
- Profil perusahaan
- Dokumen kualifikasi sebagai berikut:
1) Berbadan hukum yang sah di Indonesia (PT/CV/bentuk legal lainnya yang sah)
2) Memiliki NIB dan perizinan usaha yang masih berlaku
3) Memiliki NPWP (dan surat PKP jika ada)
4) Tidak dalam status blacklist, pailit, atau sengketa hukum
5) Memiliki pengalaman minimal 5 (lima) tahun di bidang jasa travel management
6) Menyampaikan profil perusahaan lengkap (struktur organisasi, jumlah karyawan, kantor cabang)
7) Menyertakan daftar klien korporasi/organisasi (minimal 3 klien sejenis)
8) Menyampaikan laporan keuangan (minimal 1 tahun terakhir) atau dokumen pendukung kemampuan finansial
9) Memiliki kemampuan menyediakan fasilitas kredit dengan termin pembayaran minimal 14-30 hari
10) Memiliki kapasitas finansial yang memadai untuk menangani volume transaksi ± Rp 18–21 miliar per tahun
11) Menyampaikan surat pernyataan bahwa seluruh dokumen yang diberikan adalah benar dan dapat dipertanggungjawabkan

Periode pengiriman: 6-19 Mei 2026
Email: [email protected]

Proses Seleksi
Tahapan pengadaan meliputi:
1. Evaluasi administrasi (pass/fail)
2. Shortlisting vendor
3. Undangan permintaan proposal (Request for Proposal/RFP)
4. Pre-bid meeting
5. Evaluasi proposal penawaran
6. Pemilihan vendor

Informasi dan Klarifikasi
Pertanyaan terkait tender ini dapat disampaikan melalui email ke [email protected]

Catatan:
- Hanya peserta tender yang lolos seleksi awal yang akan diundang ke tahap RFP
- Keputusan panitia bersifat final dan tidak dapat diganggu gugat
- Organisasi berhak mengubah jadwal melalui pemberitahuan resmi